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HR文书 | 红头文件&非红头文件，制度文档格式全解！

发布日期：2016-11-2 点击次数：8494 次

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如果公司有文控管理，会有文件模板来发布制度，但如果公司没有文控管理或者不规范的话，制度模板需要本部门来确定了。

制度文档的构成要素笔者将分两方面来讲解，一方面是红头文件，国家有专门的公文格式，参照国家的公文格式规范可以制定本公司的公文格式规范，另一方面是非红头文件，公司自己来确定的模板。无论是红头文件还是非红头文件，包含的要素基本是相同的。

一、红头文件

红头文件格式基本是参照国家的公文格式规范，参照不是照搬，还需要结合企业的环境，如文件的存档、很多企业没有上下级单位、文件的保密、从节约成本方面考虑等，这些因素都会影响文件格式规范。

一般说来，红头文件格式要包含以下因素：

1、企业标识

企业标识也就是所谓红头文件的那个红头，例如公司名称是“河北宏意信息科技有限公司”，那么这个企业标识就是“河北宏意信息科技有限公司文件”字样。

2、发文字号

发文字号一般包括发文单位代字、年份和序号等，如“河北宏意信息科技有限公司”的发文单位代字可以确定为“宏意”，这个公司各个部门都需要发文，可以用各部门简称来识别各部门的文件，例如人力资源部简称“人”、行政办公室简称“办”等。年份是4位的年份，序号是全年中整个单位按发文时间早晚来编制的自然序号，序号不得有虚数0。

如宏意人[2016]2号，代表2016年河北宏意信息科技有限公司人力资源部发布的文件，在单位发文中总序号是第2。

3、标题

标题并非是制度标题，标题的格式一般为《关于XXXX的通知(请示、指示)》。如薪酬管理制度，标题应该为“关于下发《薪酬管理制度》的通知”。

4、主送单位

主送单位就是文件发给哪些单位。

5、正文

此正文并不是制度的正文，而是通知的内容，一般来说这种附带制度的通知文件正文是比较简单的，例如“各部门：《薪酬管理制度》已制订完毕，自2016年11月1日起生效，请遵照执行。”。如果是修订的制度，正文中要说明替换的文件情况，如“各部门：《薪酬管理制度》已修订完毕，自2016年11月1日起生效，同时宏意人【2015】15号《关于下发<薪酬管理制度>的通知》废止，请遵照执行。”。

6、落款

一般包括发文单位、日期和印章。

7、附件

附件一般为制度正文内容，制度正文的构成要素在非红头文件的讲解中予以说明。

8、主题词

主题词是表达通知文件主题的词或词组，一般不超过5个，不过现在党政机关公文格式中取消了主题词，主题词的目的本身是为了便于管理和检索。笔者认为企业的红头文件中带主题词是没有意义的，列出此项是让大家对有所了解。

9、抄报

一般用于上级单位中，除了主送上级单位外，其它相关需要知晓此事的上级单位用抄报。

10、抄送

抄送是将文件发送给与公文有关的单位或遵照执行的单位，一般用于平级和下级单位。

11、印发单位及日期

指公文印发的单位及日期。

在实际操作中，制度需要汇签和签批的，可以额外增加一份公文审批单。

红头文件格式，在制度正文中说明参照执行其它制度的情况，要将发文文号和标题全部说清楚，如“绩效得分计算规则参照宏意人【2015】18号《关于下发<绩效管理制度>的通知》执行。”

二、非红头文件

非红头文件是一个概括的称呼，指除红头文件以外的其它格式，主要包括以下要素。

1、制度名称

如薪酬管理制度

2、制度编码

编码都包含一定的信息，如HY-HR0001，编码中包含公司名称“HY”、部门名称“HR”、部门发文顺序号“0001”，顺序号不足4位的用0补足。

3、版本版次

例如用A、B、C……代表版本，用00、01、02……代表版次，版本版次的格式为A00，代表版本为A版次为00。至于版本版次的设定，公司可以确定适合本公司的规则，如同时修改不超过5次的版次升级一级，同时修改5次的或版次累计5次升级的，版本升级一级。

4、编制人与审批人

与制度的编制人与最终审批人签字(含日期)，如果中间有审核人的，可以增加审核人一项。

5、编制部门

代表制度的编制部门，如果制度正文中出现“本制度由XX部门负责解释字样”，制度模板里面可不体现编制部门一项信息。

6、实施时间

代表制度的正式实施时间，如果制度正文中出现“本制度自XXXX年XX月XX日起执行”的字样，制度模板里面可不体现实施时间一项信息。

7、变更履历

表示制度的变更情况，也是版本版次升级的依据，变更履历可在制度正文前体现，以文字描述形式或表格形式来展示。

8、制度目的

制度目的属于制度正文内容，一般是在制度第一条，是表述制度制定的依据或目的，表述文字要简明扼要。如薪酬管理制度目的：“为统一薪酬制度，理顺分配关系，规范薪酬日常管理，建立完善正常的薪酬运行机制，特制定本制度。”

9、适用范围

适用范围属于制度正文内容，一般在制度第二条，表示制度内容所针对的组织、团体、地域等。如“本制度适用于公司所有员工”、“本制度适用于工程部所有项目经理岗位”。

10、职责

职责属于制度正文内容，一般在制度第三条，对制度实施过程中的主要负责部门(机构、团体、个人)、辅助部门(机构、团体、个人)等主要职责和工作进行说明。

11、定义

定义属于制度正文内容，一般在制度第四条，对制度中名称、称呼等做明确定义，以便员工明白名称、称呼等明确范围、概念等。如“新员工指入职未满三个月的员工”、“辅助人员指清洁员、厨师、门卫、司机”。

在这里要注意的是定义可以不遵循规范的解释、习惯、一般性理解等，它非常具有公司特色，甚至具有单个制度特性，它不能脱离了公司或制度。建议各项制度中对同一个解释最好一致，当然不一致也是可以的。例如生产部制度中对于新员工的解释是“入职未满三个月或由除品质部外转岗到生产部未满一个月的员工”，而人力资源部制度中对于新员工的解释是“入职但未转正的员工”。

12、其它正文内容

其它正文内容是制度正文的核心，将需要规定的事项表述清楚，制度中最好有标准、执行、监督、结果反馈处理等环节。

制度的最后，一般是一些说明解释类的内容，例如解释单位、生效时间、其它信息等。在企业中，一般编制单位也是解释单位。生效时间可以有多种说法，如自XXXX年XX月XX日起生效、自颁布之日起生效等。其它信息如：与其它制度有冲突的按本制度执行；本规定作为XX制度的补充文件，与XX制度有冲突的按XX制度执行。

13、附件

附件内容一般包括制度中适用的表单、模板等。一般在制度中出现表单、模板等，只需要写明“附件N”的字样，到时候在附件中查找即可。对于附件中的表单、模板等，建议也有独立的编号。

14、公司名称(可含LOGO)

制度文档中建议增加公式名称和LOGO的标识，有的企业制度名称中含企业名称，如“XX公司薪酬管理制度”、“XX公司培训管理制度”等。在工作中应用的文档中，建议在页眉或页脚增加公司名称和LOGO等信息，同时制度标题可以将“XX公司”字样去掉。

在上述说的制度内容中，如果出现要参照其它制度的情况，可以直接写“参照XX制度”，不用将文件编辑等信息说明，因为这是同一制度一直采用一个编码。

作者简介：齐涛，三茅人力资源网专栏作家，高级人力资源师，有大型国有企业、民营企业人力资源经理、人资行政总监、人资行政副总工作经历。对人力资源各模块有丰富的管理实践经验，擅长HR工作系统性搭建与管理。著有《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》（中国铁道出版社），在当当、京东、亚马逊、天猫均有售。

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