虽则如此，但如果粗放地一揽到底，蛮揽、瞎揽，岂不成了神憎鬼厌的发小广告的了?借用新闻学5W理论，我们尝试总结一下体面地群发邮件的WHO、WHAT、WHEN、HOW。

　　WHO

　　群发邮件这个“群”字是最为难以拿捏的。既然想得到要群发，表示事情必有多方知会的需要。这么一来，不患寡而患不均，必须避免遗漏利益相关方。但事实上，却并不是群发的人越多越好。这里有一个人多口杂的道理，发得越多常常导致项目进度越慢。万一过程中出现了小插曲，也因而难以在小范围内文过饰非。因此我们可以考虑在群发项目决策性邮件的时候，对外以公司为单位，对内以公司内部的小团队为单位，每一个团队只发给最对口的一位负责人即可，无需把相关团队的所有人的都包揽进来。

　　同时应注意区分邮件里面的“收件人”栏和“抄送”栏。那些你希望他务必给予意见和确认的人放在收件人。所谓礼貌性知会的打酱油人士放在抄送，祈求被抄送君有自知之明，得了尊重则已，少掺和事情。

　　当然我们也经常有需要发送全体(To all)的时候。比如说当你的项目获得了一定的成绩，你美其名曰希望跟大家分享你的心得体会，实际是想得体地得瑟一把的时候。写这种昭告天下的邮件切记得瑟过头，要记得这里的all，并不真的是公司里面的所有人。有些公司设有发给所有人的邮件短码，建议慎用慎用。

　　分享项目成果的邮件需要有一条黄金分割线，这条线是指你抄送的人里面不应该有比你的上级经理更高级别的领导。有了这条黄金分割线，你的上级经理才能体面地在你的邮件之上添加几句称赞你的说话，然后再由他抄送给再上一级的领导。如此你和你的直线经理才能相得益彰，哥俩好，混到老。

　　WHAT& WHEN

　　群发邮件的内容，无疑以上述提到项目决策和分享成果为主。当然还有不少人巧妙地利用它来刷职场存在感，进行自我营销。常见的内容如通过关于行业发展的分享、探讨表现自己的大局观和前瞻性的。甚至还有人用群发邮件来联络同事感情的。如此看来，这群发邮件也是一种小范围的隐形社交媒体。

　　但正如微博营销会分析不同内容的最佳发布时间一样。同一个关于美食的帖子发在早上十一点半和一点半，收到的效果可能相差不止一半。利用群发邮件刷职场存在感，同样要有度有原则，讲究内容和发送时间的结合。

　　一般而言，在上班的“高疯时段”(9am-5pm)，只能发跟工作直接相关的事宜，如项目决策、成果分享等。而在办公室人心涣散时段(9am之前，5pm之后)可以适度进行行业分享，前提是与工作间接相关的。以此可突显在大家在精神打酱油的时候，你还在忧国忧民。

　　有些人喜欢在周末下班前发一些冷笑话集锦，并附上一个happy weekend用以联络感情。这里的建议是NEVER。其一是大家会想到虽然是下班前发的，但内容肯定是你上班的时候收集的吧。其二，利用公司的邮件系统、电脑、电费来发与工作无关的东西，也难免落人口实。

　　HOW

　　最后值得一提的是，似乎还有没有开化的人不知道有一个功能叫秘密抄送!资深采购大哥毛大章最近在微博分享了一个邮件截图，是某供应商发送给行业中各大公司的采购负责人的。邮件的收件人里面清楚标明各家不同公司的名称和收件人的全名甚至职位。毛大章调侃到，“哪位猎头需要高清版请私聊”。

　　试问经此一役，试问哪位采购经理还敢用这样不拘小节、粗枝大叶的供应商呢。事实是，很多情况下你的收件人之间是不知道也不必要知道对方的。如果你不太了解他们之间的各种厉害关系，尤其是给公司外部的群发邮件，秘密抄送能够很好地帮助你避免尴尬。

　　有人会问五个W为何只剩下四个了?缺的一个是WHY。邮件群发的初衷显而易见，是知会事情的众多利益相关方，把信息一并统发，求的是快捷省事。由于群发邮件涉及的人众多，在点发送键之前，务必先预留五分钟给自己静下心来，想一想WHY。这个邮件是不是真的需要发?回顾一下之前谈到的4W，这个邮件发出去是否真的能够达到群发邮件“省事”的初衷?若此封发了反会“添事”，那便大可不必，快快撤了为妙。